Ufam comemora 1 ano de implantação do SEI

Por Márcia Grana
Equipe Ascom Ufam

A Universidade Federal do Amazonas (Ufam) comemora 1 ano de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), uma plataforma que permite que a gestão de documentos e processos administrativos seja realizada no ambiente virtual.

Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF 4) e adotado no âmbito do Projeto Eletrônico Nacional (PEN), o SEI já trouxe diversas melhorias para a gestão de documentos da Universidade Federal do Amazonas, entre elas, a adoção do documento eletrônico no lugar do documento em papel.

Avanços

A presidente da Comissão de Implantação do Sei na Ufam, arquivista Hebe do Carmo, destaca as atividades que foram desenvolvidas ao longo desse primeiro ano de implantação do Sistema. “Ao longo desse primeiro ano de implantação, promovemos cursos de capacitação para o usuário e para os administradores do sistema nas unidades administrativas da Universidade da capital e do interior do estado (INC - Benjamin Constant). Foram mais de 180 multiplicadores capacitados para usar o novo Sistema. Nesse segundo semestre visamos atingir e finalizar a implantação com as unidades acadêmicas da capital e do interior”, ressaltou.

Desenvolvimento Institucional

Ela também afirmou que o SEI é um aliado no Desenvolvimento Institucional. “O SEI! traz uma mudança significativa na cultura organizacional e é necessário planejamento para que o impacto dessa mudança, que é substituir o processo em papel pelo processo digital, seja recebido pelo usuário o mais naturalmente possível. Temos que ter em mente que não podemos fugir às transformações tecnológicas. Precisamos nos atualizar e nos enquadrar nesse cenário, se quisermos ser reconhecidos como referência em Governança Universitária e cumprir os compromissos estratégicos”, declarou a gestora.

Parceria

Parceiro do processo de implantação, o Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC) fornece o apoio técnico a fim de manter o sistema no datacenter da instituição, incluindo sua instalação, configuração e atualizações. "Desta forma, buscamos deixar o SEI o mais íntegro, seguro e disponível possível em nossos ambientes institucionais", ressalta Carlos Magno, do diretor do CTIC.

Melhorias

Um dos primeiros setores da Universidade a implementar o SEI foi a Diretoria Executiva da Universidade (Direx). A diretora, Sheila Furtado Farias, destaca os diferenciais proporcionados pelo Sistema implantado. “A implantação do SEI na Direx/UFAM proporcionou avanços consideráveis como celeridade, segurança das informações e controle de prazos. A celeridade no trâmite dos processos foi o fator mais marcante, tendo em vista que um processo que demanda um ato do Reitor pode ser viabilizado, na maioria das vezes, em até 48 horas, sendo que em algumas ocasiões, excepcionalmente, já foi possível até executá-lo em 2 horas. Outra importante melhoria foi a segurança da informação, em função da transparência do sistema eletrônico que impede a substituição indevida de documentos em processos, além do controle de prazo, que foi outra expressiva vantagem que observamos, considerando que hoje o sistema executa automaticamente um controle nos prazos de resposta das demandas”, afirmou a diretora executiva.